Einladung, Protokoll, Förderantrag: KI in der Vereinsarbeit

Wer schon einmal einen Verein geführt hat, kennt die Wahrheit hinter dem Ehrenamt: Es besteht zu einem großen Teil aus Schreiben. Einladungen zur Mitgliederversammlung. Protokolle, die niemand freiwillig übernimmt. Der Text für das Gemeindeblatt. Der Förderantrag mit sieben Feldern, von denen keines selbsterklärend ist.

Das alles passiert abends, nach der Arbeit, unbezahlt. Und genau hier ist die KI eine echte Entlastung — weil sie ausgerechnet die Textarbeit übernimmt, die Zeit frisst, aber keine Herzensangelegenheit ist.

Ein Grundsatz vorweg: Die KI schreibt den Entwurf. Sie lesen ihn, ändern ihn und verantworten ihn. Ein Verein lebt vom richtigen Ton, und den kennen Sie besser.

Die Einladung zur Mitgliederversammlung

Formal muss vieles stimmen, und es steht jedes Jahr dasselbe drin. Ein Fall für die KI:

„Schreibe eine Einladung zur ordentlichen Mitgliederversammlung des Kleintierzuchtvereins Musterdorf. Termin: 14. März, 19 Uhr, Gasthaus Sonne. Tagesordnung: Begrüßung, Bericht des Vorstands, Kassenbericht, Bericht der Kassenprüfer, Entlastung des Vorstands, Neuwahlen, Anträge, Verschiedenes. Ton: freundlich, aber vereinsrechtlich sauber. Erinnere mich am Ende an alles, was ich vergessen haben könnte.“

Der letzte Satz ist der wertvollste. Sie bekommen einen Hinweis auf die Einladungsfrist, die Formvorschrift aus der Satzung und die Frist für Anträge zur Tagesordnung.

Wichtig: Ob Ihre Einladung wirklich fristgerecht und satzungsgemäß ist, entscheidet Ihre Satzung — nicht die KI. Sie kennt sie nicht, es sei denn, Sie tippen die entsprechende Stelle mit ab.

Das Protokoll

Der Klassiker: Man hat mitgeschrieben, aber es sind Stichworte. Tippen Sie sie ab, so unordentlich sie sind, und schreiben Sie darüber:

„Aus diesen Stichworten soll ein Protokoll der Vorstandssitzung werden. Gliedere es nach Tagesordnungspunkten, schreibe sachlich in der Vergangenheitsform und stelle die gefassten Beschlüsse deutlich heraus. Erfinde nichts dazu — wenn etwas unklar ist, markiere es mit einer Rückfrage an mich.“

Der Zusatz „erfinde nichts dazu“ ist Pflicht. Eine KI füllt Lücken sonst plausibel auf, und in einem Protokoll ist das kein Schönheitsfehler, sondern ein Problem. Warum sie das tut, erklärt „Schreibt die KI die Wahrheit?“.

Lesen Sie das Ergebnis gegen Ihre Notizen. Jedes Mal.

Der Text fürs Gemeindeblatt

Vereine tun viel und erzählen wenig davon. Die KI macht aus drei Sätzen einen Artikel:

„Unser Verein hat am Wochenende sein 75-jähriges Bestehen gefeiert. Etwa 200 Gäste, Festzug durch den Ort, die Blaskapelle hat gespielt, der Bürgermeister hat eine Rede gehalten. Schreibe daraus einen Bericht für das Gemeindeblatt, etwa 250 Wörter, warmherzig, aber nicht kitschig. Ohne erfundene Zitate.“

„Ohne erfundene Zitate“ bitte immer mitschreiben. Sonst steht am Ende ein schöner Satz im Blatt, den der Bürgermeister nie gesagt hat.

Brauchen Sie mehrere Fassungen — kurz für den Aushang, lang für die Website, drei Zeilen für die Chatgruppe? Fragen Sie einfach nach: „Jetzt dasselbe in drei Sätzen.“

Der Förderantrag

Hier ist der Nutzen am größten, weil die Hürde am höchsten ist.

„Ich möchte für unseren Verein Fördermittel für neue Tische und Bänke im Vereinsheim beantragen. Erkläre mir in einfachen Worten, was in einer Projektbeschreibung üblicherweise stehen muss. Stelle mir dann die Fragen, die ich beantworten muss, damit du daraus einen Entwurf machen kannst.“

Die KI führt Sie durch die Punkte, an denen Anträge sonst scheitern: Ziel, Zielgruppe, Wirkung, Eigenanteil, Zeitplan. Ihre Antworten macht sie anschließend zu einem zusammenhängenden Text.

Weitere gute Anwendungen: eine Dankesrede für ein Ehrenmitglied, ein Aushang zur Mitgliederwerbung, ein Serienbrief zur Beitragsanpassung, die Absage an eine Anfrage — freundlich formuliert, damit es niemandem weh tut.

Was die KI im Verein nicht darf

Drei Grenzen, die Sie kennen sollten:

1. Keine Mitgliederdaten. Namen, Adressen, Geburtsdaten, Bankverbindungen der Mitglieder gehören nicht in ein Chatfenster. Für eine Einladung genügt „Sehr geehrte Mitglieder“. Die Adressen setzt Ihre Vereinsverwaltung ein.
2. Keine Rechtsauskunft. Satzungsfragen, Haftung des Vorstands, Gemeinnützigkeit: Das klärt Ihr Steuerberater oder der Vereinsverband. Die KI klingt bei solchen Fragen kompetent und liegt trotzdem daneben.
3. Kein Text geht ungelesen raus. Sie sind der Absender. Alles, was Ihren Vereinsnamen trägt, lesen Sie vorher einmal ganz durch.

Ist das sicher?

Was kostet es? Nichts. Die kostenlose Version reicht für Vereinsarbeit vollständig aus. Ein bezahltes Konto brauchen Sie dafür nicht.

Was passiert mit meinen Daten? Alles, was Sie eintippen, wird beim Anbieter gespeichert. Deshalb die Regel oben: keine Mitgliederdaten. Vereinsname, Termin und Tagesordnung sind unproblematisch — die stehen ohnehin im Aushang. Mehr dazu in „Was ChatGPT über Sie speichert“.

Kann ich etwas kaputt machen? Nein. Es entstehen Entwürfe auf Ihrem Bildschirm. Nichts wird verschickt, nichts wird veröffentlicht, solange Sie es nicht selbst tun.

Ist das nicht unehrlich? Nein. Ein Werkzeug zu benutzen, ist so wenig unehrlich wie eine Rechtschreibprüfung. Der Inhalt kommt von Ihnen, die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Wenn Sie mögen, sagen Sie es im Vorstand ruhig offen — erfahrungsgemäß wollen es dann alle wissen.

Ihr nächster Schritt

Nehmen Sie den Text, der als Nächstes ansteht — die Einladung, das Protokoll, den Aushang. Tippen Sie die Stichworte hinein und schreiben Sie eine der Bitten von oben darüber. Was sonst eine Stunde dauert, ist in zehn Minuten als Entwurf da.

Wie Sie einen Entwurf in zwei, drei Runden zum fertigen Schreiben machen, zeigt „Briefe schreiben mit KI“. Und der kostenlose KI-Brief bringt jeden Sonntag eine Idee für den Alltag.