25 Prompts für Briefe, Beschwerden und Kündigungen

Der Brief an die Versicherung liegt seit drei Wochen im Kopf und nicht auf dem Papier. Kündigen wollen Sie, beschweren müssten Sie sich auch. In Gedanken klingt beides zu schroff oder zu weich. Genau hier hilft eine KI: Sie schildern die Sache in Ihren Worten und bekommen einen Entwurf.

Das Werkzeug ist der Satz, den Sie der KI schreiben. Fachleute nennen ihn Prompt; mehr als eine Bitte in ganzen Sätzen ist er nicht. Den Weg vom Entwurf bis zum ausgedruckten Brief zeigt unsere Grundanleitung „Schwierige Briefe schreiben lassen“.

Hier geht es um die Sätze selbst: 25 fertige Bitten zum Abtippen.

So nutzen Sie diese Liste

1. Öffnen Sie Ihr Internetprogramm (den Browser, zum Beispiel Chrome oder Firefox) und tippen Sie in die Adresszeile: chatgpt.com. Ein Konto brauchen Sie nicht.
2. Suchen Sie sich unten einen Satz aus, der zu Ihrem Anliegen passt.
3. Kopieren oder tippen Sie ihn in das Eingabefeld und ersetzen Sie die Angaben in Klammern.
4. Lassen Sie vollständige Adresse, Kundennummer und Vertragsnummer weg. Die KI setzt dort Platzhalter, die Sie erst im fertigen Brief ausfüllen.
5. Drücken Sie die Eingabetaste und lesen Sie den Entwurf in Ruhe. Passt etwas nicht, schreiben Sie darunter, was anders sein soll.

Kaputt machen können Sie nichts: Jeder Satz ist nur eine Frage, kein Brief geht von allein raus.

Verträge, Abos und Mitgliedschaften kündigen

Bei einer Kündigung zählt nicht der schöne Satz, sondern die Vollständigkeit.

1. Vertrag zum nächsten Termin kündigen

Schreibe eine sachliche Kündigung meines Vertrags bei (Name des Anbieters), zum nächstmöglichen Termin und mit Bitte um schriftliche Bestätigung. Setze für Anschrift und Kundennummer Platzhalter ein.

Was dabei herauskommt: ein fertiger Kündigungsbrief. Das Datum tragen Sie selbst ein: Ihre Frist steht im Vertrag, nicht bei der KI.

2. Sonderkündigung nach einer Preiserhöhung

Ich habe ein Schreiben über eine Preiserhöhung bekommen. Es geht um einen Vertrag über (zum Beispiel Strom, Internet, Versicherung, Zeitschrift). Sag mir zuerst: Steht in dem Schreiben ein Sonderkündigungsrecht, und bis wann gilt es? Erst danach schreibe mir eine kurze, höfliche Kündigung mit Bitte um schriftliche Bestätigung.

Was dabei herauskommt: erst die Prüfung, dann der Brief. Wichtig, weil es das Sonderkündigungsrecht nicht bei jedem Vertrag gibt. Gesetzlich vorgesehen ist es bei Strom und Gas, bei Telefon und Internet, bei Versicherungen und nach einer Mieterhöhung. Bei Fitnessstudio, Zeitschrift oder Verein kommt es darauf an, was im Vertrag steht — und oft ist die Preiserhöhung selbst nicht wirksam. Dann gilt einfach der alte Preis weiter.

3. Mitgliedschaft beenden

Ich möchte meine Mitgliedschaft bei (Name des Vereins oder Studios) beenden, Grund: (Ihr Grund). Schreibe ein freundliches, halbseitiges Schreiben, das auch um Einstellung der Beitragsabbuchungen bittet.

Was dabei herauskommt: ein kurzes Schreiben, das Ihren Grund nennt, ohne sich zu rechtfertigen.

4. Abo kündigen, das sich stillschweigend verlängert hat

Mein Probeabo bei (Name des Anbieters) hat sich verlängert, ohne dass ich es bemerkt habe. Schreibe eine Kündigung, die zugleich nach Rückerstattung der abgebuchten Beiträge fragt.

Was dabei herauskommt: ein Schreiben, das Kündigung und Geldfrage in einem erledigt.

5. Bestätigung der Kündigung anfordern

Ich habe (Name des Anbieters) vor drei Wochen gekündigt und keine Bestätigung erhalten. Schreibe eine höfliche Nachfrage und bitte um Bestätigung mit Kündigungsdatum und Vertragsende.

Was dabei herauskommt: eine Nachfrage von fünf Zeilen, die Ihnen das Vertragsende schwarz auf weiß bringt.

Beschwerden und Reklamationen

Eine gute Beschwerde ist nicht laut, sondern genau.

6. Mangelhafte Ware reklamieren

Ich habe (was Sie gekauft haben) gekauft, Mangel: (was nicht stimmt). Schreibe eine sachliche Reklamation an den Händler: erste Wahl Austausch, ersatzweise Geld zurück.

Was dabei herauskommt: ein Schreiben, das den Mangel klar benennt und Ihre Wünsche ordnet.

7. Mängel beim Handwerker rügen

Ein Betrieb hat bei mir (welche Arbeit) ausgeführt, Mängel: (Mängel aufzählen). Schreibe ein sachliches Schreiben, das sie nummeriert auflistet und um Nachbesserung bittet. Lass eine Lücke für mein Fristdatum.

Was dabei herauskommt: ein Schreiben mit nummerierter Mängelliste, die der Betrieb direkt abarbeiten kann.

8. Reisemangel beim Veranstalter melden

Meine Unterkunft in (Ort) war nicht wie beschrieben, gestört hat: (was gestört hat). Schreibe eine sachliche Beschwerde an den Veranstalter und bitte um angemessene Erstattung. Erwähne, dass ich Fotos habe.

Was dabei herauskommt: eine Beschwerde, die Mängel und Nachweise nennt, ohne eine Summe zu fordern.

9. Sich über schlechte Behandlung beschweren

Ich wurde bei (Name des Unternehmens) am Telefon unfreundlich behandelt. Schreibe eine Beschwerde, die ruhig bleibt, aber klarmacht, dass ich das nicht in Ordnung finde. Keine Vorwürfe gegen einzelne Personen.

Was dabei herauskommt: eine Beschwerde, für deren Ton Sie sich hinterher nicht schämen müssen.

10. Freundlich nachfragen, wenn keine Antwort kommt

Ich habe (Name des Unternehmens) vor vier Wochen geschrieben und nie eine Antwort erhalten. Schreibe eine kurze, freundliche Nachfrage: mein Schreiben ist vielleicht untergegangen, ich bitte um einen Zwischenstand.

Was dabei herauskommt: eine Nachfrage, die dem Empfänger eine Brücke baut.

Persönliche Briefe, die schwerfallen

Hier hilft die KI nicht beim Höflichsein, sondern beim Anfangen.

11. Eine Einladung absagen, ohne zu verletzen

Ich muss die Einladung zu (welcher Anlass) absagen, Grund: (Ihr Grund). Schreibe eine warme, kurze Absage, die aufrichtig klingt und zeigt, dass mir die Einladung viel bedeutet hat.

Was dabei herauskommt: eine Absage von wenigen Zeilen, die keine Ausrede braucht.

12. Ein Beileidsschreiben aufsetzen

Ich bin (Ihr Verhältnis zu der Person) und möchte mein Beileid ausdrücken; sie hat ihren Mann verloren. Schreibe einen kurzen, schlichten Kondolenzbrief ohne Floskeln, mit einem Hilfsangebot am Schluss.

Was dabei herauskommt: ein Gerüst aus fünf Sätzen, das Sie mit einer eigenen Erinnerung füllen sollten.

13. Einen alten Streit ansprechen

Seit (wie lange) habe ich keinen Kontakt zu einem wichtigen Menschen; Auslöser war (der Auslöser). Schreibe einen ruhigen Brief, der den ersten Schritt macht, ohne Schuld zu verteilen.

Was dabei herauskommt: ein Brief, der eine Tür öffnet, ohne die alte Rechnung aufzumachen.

14. Um Hilfe bitten, ohne sich klein zu machen

Ich brauche Hilfe bei (worum es geht) und tue mich schwer damit, darum zu bitten. Schreibe eine kurze, freundliche Bitte an (an wen), die ein Nein leicht macht.

Was dabei herauskommt: eine Bitte, die keine Umschweife macht und niemanden in die Enge treibt.

15. Nach einem Krankenhausaufenthalt danken

Ich war (wie lange) im Krankenhaus und möchte dem Pflegeteam der Station danken. Schreibe ein herzliches, kurzes Dankschreiben ohne Übertreibung und ohne Angaben zu meiner Erkrankung.

Was dabei herauskommt: ein Dankschreiben, das auf eine Karte passt.

Denselben Brief anders klingen lassen

Diese fünf Sätze schreiben Sie unter einen fertigen Brief: zurück kommt derselbe Inhalt in anderer Tonlage.

16. Freundlicher formulieren

Nimm den Brief von oben und formuliere ihn freundlicher. Inhalt und Angaben bleiben gleich, nur der Ton wird wärmer: keine Vorwürfe, sondern das, was ich mir wünsche.

Was dabei herauskommt: derselbe Brief, den Sie ohne schlechtes Gewissen abschicken können.

17. Bestimmter formulieren

Nimm denselben Brief und formuliere ihn deutlich bestimmter. Bleib höflich, aber ohne Weichmacher wie „eventuell“ oder „vielleicht“. Am Ende soll stehen, was ich erwarte und bis wann.

Was dabei herauskommt: eine zweite Fassung, die Sie neben die erste legen und vergleichen können.

18. Kürzer machen

Kürze den Brief auf höchstens 120 Wörter, ohne dass Wichtiges verloren geht. Streiche Sätze, die nur höflich klingen, aber nichts sagen. Betreff, Anrede und Grußformel bleiben.

Was dabei herauskommt: eine knappe Fassung, die eher zu Ende gelesen wird.

19. In einfacher Sprache ausgeben lassen

Schreibe denselben Brief noch einmal in einfacher Sprache: kurze Sätze, keine Fachwörter, keine Schachtelsätze. Sag mir danach in zwei Sätzen, was der Brief verlangt.

Was dabei herauskommt: eine verständliche Fassung und die Kontrolle, ob Ihr Brief das Richtige verlangt.

20. Drei Vorschläge für den ersten Satz

Der erste Satz meines Briefes gefällt mir nicht. Schlage drei Anfänge vor, einen sachlichen, einen freundlichen und einen bestimmten, und sage zu jedem, welchen Eindruck er macht.

Was dabei herauskommt: drei Einstiegssätze zur Auswahl; der erste Satz entscheidet, wie der Rest gelesen wird.

Wenn es weitergeht

Ein Brief bleibt selten allein: fünf Sätze für die zweite Runde.

21. Auf ein Ablehnungsschreiben antworten

Ich habe eine Ablehnung erhalten, hier der Text ohne Namen und Nummern: (Text einfügen). Stelle in einer Tabelle gegenüber, was die Gegenseite behauptet und was ich erwidern kann, und schreibe daraus meine Antwort.

Was dabei herauskommt: erst eine Übersicht mit Ihren stärksten Punkten, dann das passende Antwortschreiben.

22. Erinnerungsschreiben mit Zeittafel

Schreibe eine sachliche Erinnerung an mein unbeantwortetes Schreiben. Sie soll den Verlauf mit Datumsangaben auflisten und um Antwort bis zu einem Datum bitten. Lass die Daten als Platzhalter frei.

Was dabei herauskommt: ein Schreiben mit knapper Zeittafel, das ohne Drohung Nachdruck erzeugt.

23. Die letzte Aufforderung vor weiteren Schritten

Formuliere eine letzte, sachliche Aufforderung, bevor ich weitere Schritte prüfe: kein Drohton, keine Paragrafen. Lies den Brief danach aus der Sicht des Sachbearbeiters und sag mir, was er entgegnen könnte.

Was dabei herauskommt: ein deutliches Schreiben und eine ehrliche Einschätzung, wo Ihre Begründung dünn ist.

24. Einen Vergleich vorschlagen

Ich möchte die Sache beenden, ohne ganz nachzugeben; mein Vorschlag: (Ihr Vorschlag). Schreibe ein kurzes Schreiben, das diesen Vergleich als Entgegenkommen anbietet und ihn befristet.

Was dabei herauskommt: ein Angebot, bei dem beide Seiten das Gesicht behalten.

25. Beschwerde bei einer Schlichtungsstelle vorbereiten

Ich möchte meinen Fall bei einer Schlichtungsstelle einreichen. Frage mich der Reihe nach alles Wichtige ab, immer nur eine Frage, und fasse meine Antworten am Ende zeitlich geordnet zusammen.

Was dabei herauskommt: eine geordnete Schilderung, weil die Rückfragen an Angaben denken, die man im Ärger vergisst.

Ein Tipp, der bei allen 25 Sätzen hilft

Bleiben Sie im selben Gespräch. Die KI erinnert sich an den Brief, den sie gerade geschrieben hat. Tippen Sie ihn nicht neu ein. Schreiben Sie einfach darunter: „Nimm den Brief von oben und mach ihn kürzer.“ So kommen Sie in zwei Runden zu einer passenden Fassung. Lesen Sie den fertigen Brief danach einmal laut vor: Was sich dabei komisch anfühlt, klingt auch beim Empfänger komisch.

Ist das sicher?

Kosten entstehen nicht. Alle 25 Sätze funktionieren mit der kostenlosen Version von ChatGPT. Keiner bestellt, kündigt oder verschickt etwas: Sie bekommen nur einen Text auf den Bildschirm.

Für Ihre Daten gilt eine feste Regel. Vollständige Adresse, Kundennummer und Vertragsnummer haben in der KI nichts zu suchen. Schildern Sie die Sache, lassen Sie die KI Platzhalter setzen und ergänzen Sie diese Angaben erst im fertigen Brief. Kopieren Sie ein Schreiben der Gegenseite hinein, streichen Sie vorher Namen und Nummern heraus. Mehr dazu in „Was ChatGPT über Sie speichert“.

Kaputt machen können Sie nichts. Kein Entwurf geht von allein raus. Etwas passiert erst, wenn Sie unterschreiben und einwerfen.

Zwei ehrliche Grenzen gehören dazu. Die KI kennt Ihre Fristen nicht zuverlässig. Wann Sie kündigen können, steht in Ihrem Vertrag oder im Schreiben der Gegenseite. Nehmen Sie das Datum nur von dort. Und die KI ist eine Formulierungshilfe, kein Anwalt; bei viel Geld oder ernsten Folgen lassen Sie sich zusätzlich fachlich beraten.

Lesen Sie außerdem jeden Brief vor dem Absenden vollständig durch. Sie unterschreiben ihn, also muss jeder Satz darin Ihrer sein.

Ihr nächster Schritt

Suchen Sie sich genau einen Satz aus dieser Liste aus, am besten Nummer 1. Lassen Sie sich heute damit einen Entwurf schreiben. Wie es vom Entwurf zum unterschriebenen Brief weitergeht, steht in „Schwierige Briefe schreiben lassen“. Jede Woche neue Ideen bringt Ihnen unser kostenloser Newsletter „Der KI-Brief“.