25 Prompts für Behördenpost und Briefe vom Amt

Der Umschlag mit dem Sichtfenster liegt seit vier Tagen auf der Kommode. Einmal aufgemacht, halb gelesen, wieder hingelegt. Irgendwo steht etwas von einer Frist. Und dann diese Sätze aus sechzig Wörtern.

Genau hier nimmt Ihnen eine KI den mühsamsten Teil ab: das Entziffern. Sie schreiben ihr eine Frage, sie antwortet in normaler Sprache. So ein Satz heißt Prompt. Was das ist, erklärt „Was ist ein Prompt?“.

Hier finden Sie 25 fertige Sätze zum Abtippen, sortiert nach Situation: verstehen, Fristen, antworten, widersprechen, ordnen. Drucken Sie die Seite aus oder lassen Sie sie offen.

So nutzen Sie diese Liste

1. Öffnen Sie Ihr Internetprogramm (den Browser, zum Beispiel Chrome, Firefox oder Safari) und rufen Sie chatgpt.com auf. Ein anderer KI-Helfer geht genauso.
2. Suchen Sie sich unten einen Satz aus, der zu Ihrer Frage passt.
3. Tippen Sie ihn in das Eingabefeld und ersetzen Sie die Angaben in runden Klammern durch Ihre eigenen.
4. Drücken Sie die Eingabetaste und lesen Sie die Antwort in Ruhe.
5. Passt etwas nicht? Schreiben Sie zurück, was anders sein soll.

Kaputt machen können Sie dabei nichts. Jeder dieser Sätze ist nur eine Frage.

Vorher: Diese Angaben bleiben draußen

Behördenpost steckt voller Nummern, die niemanden etwas angehen. Decken Sie diese ab, bevor Sie etwas abtippen oder mit dem Handy abfotografieren: Aktenzeichen und Geschäftszeichen, Steuer-Identifikationsnummer, Renten- und Versichertennummer, Geburtsdatum, vollständigen Namen und Anschrift.

Ein Beispiel. Im Brief steht:

Sehr geehrte Frau Krause, zu Ihrem Antrag vom 12. März unter dem Aktenzeichen RV 44-908/22 teilen wir Ihnen mit …

In die KI tippen Sie stattdessen:

Sehr geehrte Frau (Name), zu Ihrem Antrag vom (Datum) unter dem Aktenzeichen (Aktenzeichen) teilen wir Ihnen mit …

Beim Foto reicht der Daumen auf dem Aktenzeichen, beim Abtippen lassen Sie die Angaben weg. Der übrige Text bleibt lesbar, und genau den braucht die KI: Sie erklärt, was ein Bescheid bedeutet, nicht wer Sie sind. Mehr dazu in „Was ChatGPT über Sie speichert“.

Verstehen, was da steht

Diese fünf Sätze holen aus einem Schreiben heraus, worum es überhaupt geht.

1. Der Brief in einfacher Sprache

Ich habe dir den Text eines Amtsschreibens abgetippt. Schreibe ihn in kurzen Sätzen so um, dass ihn jeder ohne Vorkenntnisse versteht, und erkläre Fachwörter in Klammern.

Was dabei herauskommt: derselbe Inhalt in einer Sprache, die Sie weitererzählen können.

2. Was will das Amt von mir?

Sag mir bitte nur eines: Was genau soll ich als Empfänger tun? Antworte in höchstens drei nummerierten Punkten. Wenn ich nichts tun muss, schreibe das ausdrücklich hin.

Was dabei herauskommt: die Trennung zwischen echtem Handlungsbedarf und reiner Mitteilung.

3. Ein Wort, das ich nicht kenne

In diesem Schreiben steht der Begriff (das Wort, über das Sie gestolpert sind). Erkläre mit einem Alltagsbeispiel, was er hier bedeutet, und ob andere Behörden ihn anders verwenden.

Was dabei herauskommt: eine Erklärung, die zum Zusammenhang passt, nicht aus dem Wörterbuch.

4. Was passiert, wenn ich nichts tue?

Angenommen, ich reagiere auf dieses Schreiben gar nicht. Was passiert dann üblicherweise, in welcher Reihenfolge? Schreibe dazu, was sicher ist und was nur wahrscheinlich.

Was dabei herauskommt: eine ehrliche Einschätzung, weil die KI ihre Unsicherheit benennen muss.

5. Ist das überhaupt ein Bescheid?

Um welche Art von Schreiben handelt es sich: Mitteilung, Aufforderung, Mahnung oder Bescheid mit Rechtsbehelfsbelehrung (dem Absatz über Widerspruch am Ende)? Woran erkennst du das?

Was dabei herauskommt: die Einordnung, ob hier eine Widerspruchsfrist läuft.

Fristen und nächste Schritte

Diese fünf Sätze bringen Ordnung in Termine und Unterlagen; jede genannte Frist lesen Sie danach im Originalschreiben nach.

6. Alle Termine in eine Reihenfolge bringen

Suche jede Datumsangabe und jede Frist aus diesem Text heraus. Schreibe zu jeder dazu, was bis dahin von mir passieren muss. Das Dringendste oben.

Was dabei herauskommt: eine kurze Terminliste, die Sie danach mit dem Brief abgleichen.

7. Die Checkliste der Unterlagen

Welche Unterlagen und Nachweise verlangt dieses Schreiben von mir? Mache eine Liste zum Abhaken und schreibe hinter jeden Punkt, wo man ein solches Dokument bekommt.

Was dabei herauskommt: die Liste und der Hinweis, wo fehlende Papiere herkommen.

8. In welcher Reihenfolge mache ich das?

Mache aus den Anforderungen dieses Schreibens einen Ablaufplan mit nummerierten Schritten. Beginne mit dem Schritt, der erfahrungsgemäß am längsten dauert.

Was dabei herauskommt: ein Plan, der das Warten auf andere zuerst anstößt.

9. Vorbereitung auf den Termin beim Amt

Ich habe einen Termin bei (Name der Behörde) in dieser Sache. Schreibe mir eine Vorbereitung: welche Unterlagen ich mitnehme und welche fünf Fragen ich stelle.

Was dabei herauskommt: ein Zettel, mit dem Sie vorbereitet in den Termin gehen.

10. Was ich am Telefon sagen will

Ich möchte bei der Behörde anrufen und mein Anliegen in drei Sätzen schildern. Schreibe mir diese drei Sätze und danach zwei Rückfragen, sachlich und freundlich.

Was dabei herauskommt: der Einstieg, der die ersten unangenehmen Sekunden überbrückt.

Antworten und Anträge

Wichtig bei diesen fünf: Die KI liefert einen Entwurf, den Sie vor dem Absenden vollständig lesen und prüfen.

11. Das Antwortschreiben im Entwurf

Entwirf ein höfliches Antwortschreiben an eine Behörde. Anlass: (worum es geht). Sachlich, höchstens eine halbe Seite, am Ende eine klare Bitte. Die Zeilen für Datum und Aktenzeichen lässt du frei.

Was dabei herauskommt: ein Grundgerüst, das Sie nur noch mit eigenen Angaben füllen.

12. Um mehr Zeit für Unterlagen bitten

Eine Behörde hat mich aufgefordert, bis zu einem bestimmten Datum etwas einzureichen. Schreibe eine höfliche Bitte um Verlängerung dieser Frist. Grund: (Ihr Grund, zum Beispiel eine fehlende Bescheinigung). Ich bitte um zwei zusätzliche Wochen und melde mich danach unaufgefordert.

Was dabei herauskommt: eine Bitte um Aufschub, die sich nicht rechtfertigen muss.

Achtung, hier hängt viel dran. Das gilt nur für Fristen, die eine Behörde Ihnen selbst gesetzt hat, etwa zum Nachreichen von Papieren. Eine Widerspruchs- oder Einspruchsfrist steht dagegen im Gesetz. Die kann Ihnen niemand verlängern, auch die Behörde nicht. Sie läuft weiter, während Sie auf eine Antwort warten. Wollen Sie den Bescheid selbst angreifen, haben aber noch keine Begründung, nehmen Sie Nummer 12b.

12b. Widerspruch einlegen, Begründung später nachreichen

Ich möchte gegen einen Bescheid fristwahrend Widerspruch einlegen, habe aber noch keine vollständige Begründung. Schreibe mir ein kurzes Schreiben von höchstens fünf Sätzen: Ich lege Widerspruch ein, ich nenne Bescheiddatum und Aktenzeichen, ich kündige die Begründung an und bitte um eine Empfangsbestätigung. Die Zeilen für Datum und Aktenzeichen lässt du frei.

Was dabei herauskommt: das kürzeste Schreiben, das Ihre Frist rettet.

Denn so funktioniert es wirklich: Ein Widerspruch braucht keine Begründung, um wirksam zu sein. Ein einziger Satz genügt — „Hiermit lege ich Widerspruch gegen den Bescheid vom … ein.“ Die Begründung reichen Sie in Ruhe nach. Wer stattdessen erst nachfragt oder um Aufschub bittet, verliert die Frist. Schicken Sie das Schreiben auf Papier mit Ihrer Unterschrift, am besten als Einwurf-Einschreiben. Eine einfache E-Mail genügt bei Renten-, Kranken- und Pflegekassenbescheiden nicht: Das Bundessozialgericht hat 2025 entschieden, dass sie die Form nicht wahrt — selbst dann nicht, wenn die Behörde darauf antwortet.

13. Fehlende Unterlagen nachreichen

Entwirf ein kurzes Begleitschreiben zum Nachreichen von Unterlagen. Ich lege (Art der Unterlage) bei. Zähle die Anlagen einzeln auf und bitte um eine Empfangsbestätigung.

Was dabei herauskommt: ein Anschreiben mit klarer Anlagenliste, damit später nichts fehlt.

14. Einen Zuschuss beantragen

Ich möchte einen Zuschuss für (Anlass, zum Beispiel einen Treppenlift) beantragen. Formuliere in fünf bis acht Sätzen: was ich beantrage, warum, ab wann. Keine Übertreibungen, keine Rührseligkeit.

Was dabei herauskommt: ein nüchterner Antrag, der begründet, ohne um Mitleid zu bitten.

15. Höflich nachhaken

Ich habe vor (Anzahl) Wochen etwas eingereicht und keine Antwort bekommen. Schreibe eine freundliche Nachfrage zum Bearbeitungsstand, nicht vorwurfsvoll, mit Bitte um Rückmeldung bis zu einem Datum.

Was dabei herauskommt: eine Erinnerung, die freundlich bleibt und trotzdem ein Datum setzt.

Widerspruch und Korrektur

Hier wird es ernst, deshalb vorweg der wichtigste Absatz dieses Artikels.

Die KI ist keine Rechtsberatung. Sie hilft beim Verstehen und beim Formulieren, mehr nicht. Bei allem, wovon Ihr Einkommen, Ihre Rente, Ihre Wohnung oder Ihre Pflege abhängt, gehen Sie mit dem Entwurf zu einem Menschen: Sozialverband, Verbraucherzentrale oder Anwalt. Die Beratung ist dort oft kostenlos. Und bedenken Sie: Eine KI antwortet auch dann selbstbewusst, wenn sie falsch liegt. Warum, erklärt „Schreibt die KI die Wahrheit?“.

16. Der Widerspruch im Entwurf

Entwirf einen Widerspruch gegen einen Bescheid. Mein Punkt ist: (was Sie für falsch halten). Sachlich, ohne Vorwürfe, ohne unsichere Paragrafen. Die Zeilen für Datum und Aktenzeichen bleiben frei.

Was dabei herauskommt: ein Entwurf, mit dem Sie in die Beratung gehen.

17. Den Sachverhalt sachlich schildern

Ich schreibe dir jetzt in ungeordneten Stichworten, was passiert ist. Mache daraus eine Darstellung in zeitlicher Reihenfolge, ohne Wertungen und ohne Gefühlsworte. Höchstens eine halbe Seite.

Was dabei herauskommt: aus dem Ärger im Kopf wird eine geordnete Schilderung.

18. Einen Zahlendreher melden

In einem Schreiben an mich steht eine falsche Zahl. Richtig wäre (die richtige Angabe). Schreibe drei Sätze, mit denen ich freundlich auf den Fehler hinweise.

Was dabei herauskommt: eine knappe Korrekturbitte ohne Vorwurf.

19. Eine Stelle im Rentenbescheid hinterfragen

Ich verstehe einen Punkt in meinem Rentenbescheid nicht: (der Punkt). Formuliere eine höfliche Nachfrage an die Rentenversicherung, mit der Bitte um eine verständliche Erklärung und die Rechengrundlage.

Was dabei herauskommt: eine Nachfrage, die eine nachvollziehbare Rechnung einfordert.

20. Einen Härtefall begründen

Ich möchte begründen, warum meine Lage ein Härtefall ist. Stelle mir zuerst fünf Rückfragen, damit du meine Situation verstehst. Erst danach schreibst du den Text.

Was dabei herauskommt: ein Text, der passt, weil die KI vorher gefragt hat.

Ordnung im Amtspapier

Diese fünf Sätze helfen nicht bei einem einzelnen Brief, sondern bei dem ganzen Stapel.

21. Ablage nach Behörde

Ich will meine Behördenpost endlich ordnen. Schlage ein einfaches Ablagesystem mit höchstens acht Ordnern vor, sortiert nach Behörde, mit zwei Beispielen pro Ordner.

Was dabei herauskommt: eine Ordnerliste, die Sie in einer halben Stunde beschriften.

22. Die Vorgangsübersicht

Ich nenne dir gleich Datum und Ereignis zu einer laufenden Angelegenheit. Mache daraus eine Tabelle mit drei Spalten: Datum, was passiert ist, was noch offen ist.

Was dabei herauskommt: der Überblick über einen Vorgang, der sich über Monate zieht.

23. Die Wiedervorlage-Liste

Ich schreibe dir gleich mehrere offene Angelegenheiten auf. Mache daraus eine Liste zum Ausdrucken, sortiert nach Termin, mit einem leeren Kästchen zum Abhaken vor jedem Punkt.

Was dabei herauskommt: ein Blatt für die Pinnwand mit dem, was jetzt dran ist.

24. Vollmacht verstehen

Erkläre den Unterschied zwischen einer Vollmacht für eine einzelne Behördenangelegenheit und einer Vorsorgevollmacht. Nenne je zwei Anwendungsfälle und sag mir, wobei ich mich beraten lassen sollte.

Was dabei herauskommt: ein Überblick über zwei oft verwechselte Papiere, samt Beratungshinweis.

25. Die Post der Eltern mitbetreuen

Ich unterstütze (zum Beispiel meine Mutter) bei der Post vom Amt. Was sollten wir gemeinsam klären, bevor ich etwas für sie erledige? Denke an Zuständigkeiten und Unterschriften.

Was dabei herauskommt: eine Gesprächsgrundlage, die hilft, ohne jemandem etwas abzunehmen.

Ein Tipp, der bei allen 25 Sätzen hilft

Fangen Sie nicht neu an, wenn eine Antwort nicht passt. Schreiben Sie in derselben Unterhaltung weiter, denn die KI erinnert sich an das Besprochene. Drei Nachsätze haben sich bewährt: „Schreib das bitte noch einfacher.“, „Mach es deutlich kürzer.“ und „Gib mir drei Varianten, von sehr höflich bis sehr bestimmt.“ Vor dem Absenden lohnt ein vierter: „Fasse in einem Satz zusammen, was dieser Brief bewirken soll.“ Passt die Zusammenfassung nicht, ist der Brief noch nicht fertig.

Ist das sicher?

Was kostet es? Nichts. Die kostenlose Version reicht für alle 25 Sätze. Keiner davon bestellt etwas, verschickt etwas oder löst eine Zahlung aus.

Was passiert mit meinen Daten? Alles, was Sie eintippen oder hochladen, landet beim Anbieter. Deshalb die Regel von oben: Aktenzeichen, Steuer-Identifikationsnummer, Versichertennummer, Geburtsdatum, voller Name und Anschrift bleiben draußen. Der Text eines Bescheids ohne diese Angaben verrät nichts über Sie.

Kann ich etwas kaputt machen? Nein. Sie stellen eine Frage und bekommen einen Text. An Ihrem Bescheid ändert sich nichts, an einer Frist auch nicht.

Wo hört die KI auf? Bei der Rechtsberatung. Fristen lesen Sie immer im Originalschreiben nach, nie nur in der KI-Antwort. Jeden entworfenen Brief lesen Sie vor dem Absenden komplett und prüfen jede Zahl und jedes Datum. Geht es um Rente, Wohnung, Pflege oder Einkommen, gehören Sozialverband, Verbraucherzentrale oder Anwalt dazu.

Ihr nächster Schritt

Suchen Sie sich genau einen Satz aus, am besten die Nummer 2, und probieren Sie ihn heute mit dem Brief aus, der noch herumliegt. In zwei Minuten wissen Sie, ob Sie überhaupt etwas tun müssen.

Wenn Sie danach antworten möchten, zeigt „Briefe schreiben mit KI“ den Weg in drei Runden zum fertigen Schreiben. Neue Alltagsideen bringt Ihnen außerdem jede Woche unser kostenloser Newsletter „Der KI-Brief“.