Schreiben, ohne zu verzweifeln

Kaltstart

Jens: Katja, ich les dir mal was vor. „Ich hoffe, diese Nachricht erreicht dich wohlbehalten. Gerne möchte ich die Gelegenheit nutzen, dir meine aufrichtige Wertschätzung für unsere bereichernde Zusammenarbeit auszudrücken. In diesem Sinne freue ich mich auf einen konstruktiven Austausch.“

Katja: Lass mich raten. Das hat niemand selbst geschrieben.

Jens: Es ging darum, einen Termin von Dienstag auf Mittwoch zu verschieben.

Katja: Drei Sätze Wertschätzung für einen Tag Verschiebung. Und das Gemeine ist: Man merkt es sofort. Nicht, weil es falsch ist, sondern weil es nach niemandem klingt.

Jens: Genau das ist heute mein Thema. Ich will, dass die KI mir beim Schreiben hilft. Aber ich will nicht so klingen.

Begrüßung

Katja: Hallo und willkommen bei Hallo KI. Ich bin Katja.

Jens: Und ich bin Jens. Kurz vorweg, wie immer: Wir beide sind KI-Stimmen, die Inhalte prüft Dominik von Hallo KI. Und ja, wir wissen, dass es ein bisschen komisch ist, wenn ausgerechnet zwei KI-Stimmen erklären, wie man nicht nach KI klingt.

Katja: Wir geben uns Mühe. Vorher dein Bericht. Letztes Mal ging es darum, wie man den Eltern KI beibringt. Einen echten Anlass suchen und eine Viertelstunde verabreden, in der sie selbst tippen.

Jens: Den Anlass hab ich mir überlegt, das war sogar der leichte Teil. Die Viertelstunde auch. Und dann hab ich gemerkt, wie schwer es ist, die Finger von der Tastatur zu lassen. Die Hände wollten ständig mithelfen. Ich hab sie tatsächlich unter den Tisch genommen.

Katja: Das ist ehrlich. Und die wichtigste Beobachtung überhaupt. Heute geht es ums Schreiben. Mails, Beschwerden, schwierige Nachrichten wie eine Absage, ein Beileid oder ein Konflikt mit dem Nachbarn. Wie du der KI deinen eigenen Stil beibringst, wie du Floskeln erkennst und rauswirfst. Und warum du am Ende trotzdem selbst unterschreibst.

Warum KI-Texte so klingen

Jens: Fangen wir mit der Mail vom Anfang an. Warum schreibt die KI so? Die kann doch eigentlich gut formulieren.

Katja: Kann sie. Aber erinnere dich, wie so ein Sprachmodell arbeitet. Es sagt Wort für Wort vorher, was an dieser Stelle am wahrscheinlichsten passt. Wenn du ihm nichts weiter sagst, landet es beim Wahrscheinlichsten. Und das Wahrscheinlichste für eine geschäftliche Mail ist der Durchschnitt aus unzähligen geschäftlichen Mails. Höflich, glatt, ein bisschen aufgeblasen.

Jens: Also schreibt sie nicht schlecht, sondern durchschnittlich.

Katja: Genau. Und dazu kommt, dass diese Programme darauf getrimmt sind, hilfsbereit und freundlich zu sein. Das führt zu diesem Überschwang. Alles ist „spannend“, jede Zusammenarbeit „bereichernd“, und am Ende steht „Zögere nicht, dich zu melden“.

Jens: Ich hab mir mal eine kleine Liste gemacht, woran ich das inzwischen erkenne. Der Einstieg mit „Ich hoffe, diese Nachricht erreicht dich gut“. Große Gefühlswörter für kleine Anlässe. Sehr oft drei Eigenschaften hintereinander, „klar, freundlich und lösungsorientiert“. Aufzählungen mit fett gedruckten Stichworten, wo ein Satz gereicht hätte. Und am Schluss eine Zusammenfassung von dem, was ich gerade gelesen habe.

Katja: Und viele Gedankenstriche. Das ist eine gute Liste. Und warum ist das mehr als eine Stilfrage?

Jens: Weil der Empfänger es merkt. Und in dem Moment, in dem er denkt „Das hat eine Maschine geschrieben“, nimmt er den Inhalt weniger ernst. Gerade bei einer Beschwerde oder bei etwas Persönlichem.

Katja: Genau. Und die gute Nachricht: Das Durchschnittliche ist nur die Standardeinstellung. Je mehr du der KI gibst, desto weiter kommt sie davon weg.

Jens: Und eins hab ich schon gelernt, ganz ohne Kniff: Die erste Fassung ist fast immer zu lang. Wenn ich einfach darunter schreibe „Halbiere das“, wird es meistens besser, nicht schlechter.

Katja: Das ist tatsächlich einer der wirksamsten Sätze beim Schreiben. Weil beim Kürzen genau die Floskeln zuerst rausfliegen. Die tragen ja nichts.

Mails und Beschwerden, die ankommen

Jens: Dann praktisch. Was gebe ich ihr?

Katja: Fünf Dinge, die du aus der Folge über gute Prompts kennst, nur aufs Schreiben zugeschnitten. Worum geht es? Was soll der Empfänger danach tun? Wer ist der Empfänger? Welcher Ton? Und wie lang, für welchen Kanal? Eine Nachricht im Messenger mit höchstens vier Sätzen ist etwas völlig anderes als eine Mail mit Betreffzeile.

Jens: Und das zweite, was ich mir angewöhnt hab: nichts Persönliches eintippen. Keine Adresse, keine Kundennummer, kein Aktenzeichen. Ich lasse mir Platzhalter setzen und fülle die erst in meinem Mailprogramm aus.

Katja: Genau. Und bei Beschwerden kommt noch was dazu. Eine gute Beschwerde ist nicht laut, sondern genau. Was ist passiert, wann, was erwartest du, bis wann. Die Frist für die Antwort setzt du selbst. Und geht es um Fristen aus einem Vertrag, nimmst du das Datum nur aus deinen eigenen Unterlagen.

Jens: Weil die KI meine Fristen nicht kennt.

Katja: Nicht zuverlässig. Sie weiß nicht, was in deinem Vertrag steht. Und bei Behördenpost gilt noch mehr: Ein freundlicher Brief mit einer Nachfrage wahrt keine Frist. Wenn du einen Bescheid wirklich angreifen willst, brauchst du einen Widerspruch oder Einspruch, und wie der heißt, wohin er geht und bis wann, steht unten im Bescheid in der Rechtsbehelfsbelehrung.

Jens: Und jetzt mein Lieblingskniff für Beschwerden. Die Nachtfassung. Ich schreibe die wütende Version, so wie sie mir nachts im Kopf herumgeht. Die schicke ich natürlich nicht ab. Ich gebe sie der KI und sage: Mach daraus etwas Sachliches, ohne Vorwürfe gegen einzelne Personen, aber so, dass klar wird, dass ich das nicht in Ordnung finde.

Katja: Die Nachtfassung als Rohstoff. Das ist klug, weil du die Wut los bist und die Fakten trotzdem drin sind.

Jens: Und wenn es dann zu brav wird?

Katja: Dann lässt du denselben Brief anders klingen. „Formuliere ihn bestimmter, ohne Weichmacher wie eventuell oder vielleicht.“ Oder freundlicher, oder halb so lang. Leg zwei Fassungen nebeneinander und nimm die, die zu dir passt. Und einen richtig starken Schritt gibt es noch: Lass die KI den Brief aus der Sicht des Empfängers lesen. Was würde ein Sachbearbeiter entgegnen? Dann siehst du, wo deine Begründung dünn ist, bevor er es sieht.

Jens: Und Absagen? Die finde ich im Job fast schwerer als Beschwerden. Einem Dienstleister absagen, der sich richtig Mühe gegeben hat. Oder eine Einladung, die man eigentlich gern annehmen würde.

Katja: Absagen sind die unterschätzte Königsdisziplin. Und da macht die KI ohne Anweisung gern zwei Fehler. Sie versteckt das Nein im dritten Absatz, und sie lobt ganz allgemein. Deshalb sagst du dazu: Das Nein kommt in den ersten zwei Sätzen, kein „vielleicht beim nächsten Mal“, wenn du es nicht so meinst. Und die Wertschätzung konkret, mit einem Punkt, der dir wirklich gefallen hat.

Jens: Den Punkt muss ich dann aber selbst liefern.

Katja: Genau. Und das ist gut so. Ein konkretes Lob kann die KI nicht erfinden, ohne dass es erfunden klingt.

Jens: Und das Gegenstück zur Absage ist die Bitte. Um Hilfe bitten, um einen freien Tag, um einen Termin beim Chef für ein ernstes Gespräch. Da tu ich mich ehrlich gesagt schwerer als mit jeder Beschwerde.

Katja: Weil man sich dabei klein fühlt. Da hilft eine Anweisung, die man selten hört: Schreib die Bitte so, dass ein Nein leicht fällt. Das klingt paradox, aber genau das nimmt den Druck raus, auf beiden Seiten. Kurz, klar, was du brauchst und bis wann, und kein Rechtfertigungsroman.

Jens: Und dann lass ich mir gleich sagen, welche Einwände kommen könnten. Dann bin ich auf das Gespräch danach vorbereitet.

Katja: Genau. Die KI als Sparringspartner, nicht als Ghostwriter.

Wenn es schwer wird

Katja: Und jetzt die Nachrichten, bei denen es nicht um Formulierungen geht, sondern um Menschen. Eine Absage, ein Beileid, ein Konflikt.

Jens: Und da muss ich ehrlich sein. Bei der Beileidskarte war mein erster Reflex: Auf keinen Fall mit KI. Wenn jemand gestorben ist, will ich nicht, dass eine Maschine meine Anteilnahme formuliert.

Katja: Das verstehe ich gut. Und ich würde dir auch nie raten, einen fertigen Beileidstext abzuschreiben. Aber es gibt etwas dazwischen. Du lässt dir keinen Text geben, sondern Anfänge. Drei mögliche erste Sätze. Vermutlich übernimmst du keinen davon. Einer gibt dir den Anstoß, ein anderer zeigt dir, was du gerade nicht sagen willst. Und dann schreibst du mit der Hand deine eigenen Worte.

Jens: Hm. Und Dominik hat in einem KI-Brief den alten Briefsteller erwähnt. Dieses Buch mit Musterbriefen, das früher in vielen Haushalten stand. Da gab es auch Vorlagen für Beileid, und ganze Generationen haben daraus abgeschrieben.

Katja: Genau. Und eine gekaufte Trauerkarte hat auch einen gedruckten Vers, den ein Fremder geschrieben hat. Persönlich wird sie durch das, was du daraus machst.

Jens: Okay. Ich revidiere mein Nein. Teilweise. Einen fertigen Beileidsbrief schicke ich nicht ab. Aber einen Anfang holen, das ist in Ordnung.

Katja: Und der Trick, damit es persönlich wird: Lass dir von der KI erst Fragen stellen. Wie hast du den Menschen gekannt, woran erinnerst du dich? Die Erinnerung muss von dir kommen. Das kann keine Maschine.

Jens: Und beim Konflikt? Der Nachbar mit der Hecke, der Kollege, der in jeder Besprechung spitze Bemerkungen macht.

Katja: Da hilft dieselbe Nachtfassung, und dann drei Anweisungen. Von dir reden statt über ihn, also „mich stört“ statt „du machst immer“. Ein konkreter Vorschlag statt eines Vorwurfs. Und eine Tür offen lassen. Und dann die Probe: Lies es aus seiner Sicht. Welcher Satz würde ihn trotzdem ärgern?

Jens: Und manchmal ist das Problem ja gar nicht meine Antwort, sondern seine Nachricht. Ich weiß nicht, ob die beleidigt ist oder nur kurz angebunden.

Katja: Dann frag nüchtern: Wie klingt diese Nachricht auf einen Außenstehenden, freundlich, neutral oder gereizt, und warum? Und lass dir ruhig mehrere mögliche Deutungen geben. Oft stellt sich heraus, dass die harmloseste die wahrscheinlichste ist.

Jens: Aber dann kopiere ich ja die Nachricht von jemand anderem in die KI.

Katja: Richtig, und deshalb vorher Namen, Nummern und alles Erkennbare raus. Das Ergebnis wird genauso gut.

Jens: Und eine Warnung von mir dazu. Manche Konflikte gehören gar nicht in eine Nachricht. Mit dem Kollegen redet man besser, als ihm eine Mail zu schreiben. Die KI kann dann trotzdem helfen, aber beim Vorbereiten des Gesprächs, nicht beim Ersetzen.

Katja: Völlig richtig. Und die älteste Regel gilt auch mit KI: Was du im Ärger geschrieben hast, liest du am nächsten Morgen nochmal, bevor es rausgeht.

Jens: Und eine Frage, die ich mir inzwischen stelle: Wäre es mir unangenehm, wenn der Empfänger wüsste, wie der Text entstanden ist? Wenn ja, schreib ich mehr selbst.

Katja: Das ist ein richtig guter Maßstab.

Deinen eigenen Stil beibringen

Jens: Jetzt der Teil, auf den ich mich am meisten gefreut hab. Wie bringe ich der KI bei, wie ich schreibe?

Katja: Mit Beispielen. Das ist der wichtigste Kniff überhaupt. Wenn du schreibst „Schreib locker und natürlich“, versteht die KI darunter ihren Durchschnitt von locker. Wenn du ihr drei Mails gibst, die du selbst geschrieben hast, sieht sie, wie du wirklich schreibst. Kurze Sätze oder lange, mit Gruß oder ohne, ein bisschen trocken oder herzlich.

Jens: Und die Beispiele natürlich ohne Namen, Adressen und Firmeninterna.

Katja: Natürlich. Und dann der zweite Teil des Kniffs. Lass sie deinen Stil erst beschreiben, bevor sie schreibt. In fünf Punkten: Satzlänge, Anrede, Ton, typische Wendungen, was du nie schreibst. Diese Beschreibung liest du durch, korrigierst sie, und dann hebst du sie auf.

Jens: Wofür aufheben?

Katja: Damit du sie beim nächsten Mal einfach mitgibst. Und bei vielen Programmen gibt es in den Einstellungen ein Feld für dauerhafte Hinweise, da kann so etwas auch hinein. Wie das genau heißt, ist je nach Programm verschieden.

Jens: Und dazu eine Streichliste, oder? Die Floskeln, die ich nie wieder lesen will.

Katja: Genau. Das wirkt erstaunlich gut. „Verwende nie: Ich hoffe, diese Nachricht erreicht dich gut. Keine Gedankenstriche, keine fett gedruckten Aufzählungen, keine Zusammenfassung am Ende.“ Ganz verhindern kannst du es nicht, aber es wird deutlich weniger.

Jens: Und dann gibt es ja noch den umgekehrten Weg, der mir fast am liebsten ist. Ich schreibe selbst, und die KI ist nur Lektorin.

Katja: Der ist unterschätzt. Du schreibst deinen Entwurf, und du sagst ausdrücklich: Schreib ihn nicht neu. Korrigiere nur Fehler und zeig mir, welche Sätze unklar oder zu scharf sind, mit einem kurzen Grund. Dann bleibt der Text deiner, und du bekommst trotzdem einen zweiten Blick.

Jens: Und wenn mir der Anfang schwerfällt, gibt es noch einen dritten Weg. Ich erzähle einfach, was ich sagen will, in Stichpunkten, durcheinander, so wie es mir einfällt. Und die KI soll es nur ordnen, mit meinen Wörtern.

Katja: Genau, und das geht sogar gesprochen. Darum geht es in der nächsten Folge.

Jens: Und beim Lektorat noch eine Warnung: Wenn man nicht ausdrücklich sagt „nicht neu schreiben“, schreibt sie gern alles neu.

Katja: Gern und gründlich. Und dann zum Schluss, egal welcher Weg: laut vorlesen. Was sich beim Vorlesen komisch anfühlt, klingt beim Empfänger auch komisch. Streichen, was nicht nach dir klingt. Denn du setzt deinen Namen darunter. Die KI schreibt den Entwurf, verantworten tust du den Text.

Ist das sicher?

Jens: Dann die Pflichtfrage. Kostet das was?

Katja: Fürs Schreiben reicht die kostenlose Version in aller Regel. Die Bezahlversionen haben andere Stärken, aber für Mails und Briefe brauchst du sie nicht.

Jens: Bei den Daten sag ich es selbst: Keine Adressen, Kundennummern, Geburtsdaten oder Aktenzeichen. Platzhalter setzen lassen. Und wer die Nachricht von jemand anderem hineinkopiert, gibt fremde Daten weiter, also vorher Namen und Nummern rausstreichen. Aus der Nachbarin mit vollem Namen wird „meine Nachbarin“.

Katja: Und im Job nur, was der Arbeitgeber erlaubt. Keine Kundendaten, keine internen Zahlen in eine private KI. Viele Firmen haben dafür eigene Regeln oder eigene Programme.

Jens: Kaputt machen kann ich nichts. Kein Entwurf geht von allein raus. Erst wenn ich ihn kopiere und auf Senden drücke.

Katja: Und die Grenze: Die KI ist eine Formulierungshilfe, kein Anwalt. Geht es um viel Geld oder um Fristen mit ernsten Folgen, lässt du den Text zusätzlich fachlich prüfen, zum Beispiel bei der Verbraucherzentrale.

Prompts zum Mitnehmen

Katja: Zum Mitnehmen. Erste Situation: Du willst, dass die KI klingt wie du. Du schreibst: „Hier sind drei E-Mails, die ich selbst geschrieben habe. Beschreib mir zuerst in fünf Punkten meinen Stil: Satzlänge, Anrede, Ton, typische Wendungen und was ich nie schreibe. Schreib danach eine kurze Mail an meine Hausverwaltung, dass die Heizung seit drei Tagen ausgefallen ist, genau in diesem Stil. Keine Floskeln, die in meinen Beispielen nicht vorkommen.“ Und darunter die drei Mails ohne Namen.

Jens: Der funktioniert, weil Beispiele mehr sagen als jedes Adjektiv. Und die Stilbeschreibung kannst du wiederverwenden. Zweitens, der Konflikt. „Die Hecke meines Nachbarn wächst seit Monaten über den Zaun auf meinen Weg. Ich habe ihn zweimal freundlich angesprochen, passiert ist nichts. Schreib mir eine kurze Nachricht für einen Zettel im Briefkasten: freundlich, aber klar, mit einem konkreten Vorschlag und ohne Vorwurf. Lies sie danach aus seiner Sicht und sag mir, welcher Satz ihn trotzdem ärgern könnte.“

Katja: Der Kniff ist der Perspektivwechsel am Ende. Du bekommst die Nachricht und gleich die Probe dazu. Drittens, das Beileid. „Ein Kollege hat seinen Vater verloren. Den Vater kannte ich nicht, den Kollegen schätze ich sehr. Stell mir zuerst zwei Fragen, damit die Karte persönlich wird. Gib mir danach drei mögliche Anfänge, schlicht und ohne Sprüche über die Zeit, die alle Wunden heilt. Keinen fertigen Text.“

Jens: Der funktioniert, weil die Rückfragen dich an deine eigene Erinnerung bringen und weil du nur Anfänge verlangst. Der Rest kommt von dir. Und viertens, die KI als Lektorin. „Hier ist eine Mail, die ich selbst geschrieben habe. Schreib sie nicht neu und ändere nichts an meinem Ton. Korrigiere nur Fehler, und zeig mir Sätze, die unklar oder zu scharf wirken, jeweils mit einem kurzen Grund.“

Katja: Da steckt drin: klare Grenzen für die KI. Sie hilft, ohne dir den Text wegzunehmen.

Dein nächster Schritt

Jens: Und die Aufgabe bis zum nächsten Mal?

Katja: Nimm dir eine Nachricht vor, die schon lange liegt. Eine Mail, eine Beschwerde, eine Antwort, die du vor dir herschiebst. Schreib selbst einen Entwurf, auch wenn er holpert. Dann gib ihn der KI mit dem Lektorats-Prompt: nicht neu schreiben, nur zeigen, was unklar oder zu scharf ist. Und am Ende streichst du jede Floskel, die nicht nach dir klingt.

Jens: Eigener Entwurf, KI als Lektorin, Floskeln raus. Ich weiß auch schon, welche Nachricht das wird. Ich berichte.

Merksatz und Verabschiedung

Katja: Wenn du nur eins mitnimmst: Die KI schreibt den Entwurf, verantworten tust du den Text.

Jens: Gib ihr Beispiele statt Adjektive. Und lies laut vor, bevor du auf Senden drückst.

Katja: Und wenn du jede Woche so eine kleine Idee haben willst: Dominik schreibt jeden Sonntag den KI-Brief, kostenlos per Mail. Auch schön für deine Eltern. Anmelden kannst du dich unter hallo-ki.de/newsletter.

Jens: In der nächsten Folge wird es noch bequemer. Reden statt tippen. Diktieren, mit der KI sprechen, vorlesen lassen und schwierige Gespräche vorher üben. Ich bin Jens.

Katja: Ich bin Katja. Danke fürs Zuhören, und viel Mut bei der Nachricht, die schon so lange wartet.