25 Prompts für bessere E-Mails und WhatsApp-Nachrichten

Sie sitzen vor dem Handy und wollen nur kurz absagen. Eine Zeile, mehr nicht. Und dann tippen Sie fünf Minuten, löschen wieder, fangen neu an. Zu schroff. Zu umständlich. Am Ende schicken Sie „Passt leider nicht“ und ärgern sich noch beim Weglegen.

Genau hier hilft eine KI. Sie sagen ihr, was Sie ausdrücken möchten, und bekommen einen fertigen Text. Der Satz, den Sie ihr dafür schreiben, heißt Prompt. Mehr steckt hinter dem Wort nicht, wie unser Artikel „Was ist ein Prompt?“ zeigt.

Hier bekommen Sie 25 fertige Sätze zum Abtippen: für kurze Nachrichten, für E-Mails an Firmen und Ämter, für den Familienchat und für Nachrichten, die Ihnen verdächtig vorkommen.

So nutzen Sie diese Liste

1. Öffnen Sie Ihr Internetprogramm (den Browser, zum Beispiel Chrome, Firefox oder Safari) und tippen Sie in die Adresszeile: chatgpt.com
2. Suchen Sie sich unten einen Satz aus, der zu Ihrem Anliegen passt.
3. Tippen oder kopieren Sie ihn in das Eingabefeld. Ändern Sie alles ab, was in runden Klammern steht.
4. Drücken Sie die Eingabetaste und lesen Sie die Antwort in Ruhe.
5. Gefällt Ihnen etwas nicht? Schreiben Sie einfach zurück, was anders sein soll.

Kaputt machen können Sie nichts. Jeder dieser 25 Sätze ist nur eine Frage, und eine Frage richtet keinen Schaden an.

Kurze Nachrichten, die ankommen

Diese fünf Sätze helfen bei den kleinen Nachrichten, über denen man oft am längsten sitzt.

1. Einen Termin absagen, ohne unhöflich zu wirken

Schreib mir eine kurze, freundliche Absage für einen Termin. Ich kann nicht kommen, weil (Ihr Grund). Höflich, aber eindeutig, höchstens vier Sätze, für eine WhatsApp-Nachricht.

Was dabei herauskommt: eine Absage, nach der sich niemand abgewiesen fühlt.

2. Freundlich nachfragen, wenn keine Antwort kommt

Ich habe vor (Zeitraum) eine Nachricht geschickt und bis heute keine Antwort bekommen. Schreib mir eine kurze Nachfrage ohne Vorwurf, freundlich und nicht drängend.

Was dabei herauskommt: eine Nachfrage, bei der sich der andere nicht ertappt fühlt.

3. An etwas erinnern, ohne Druck zu machen

Schreib mir drei Varianten einer kurzen Erinnerung an (woran Sie erinnern möchten). Eine ganz locker, eine neutral, eine etwas verbindlicher.

Was dabei herauskommt: drei Tonlagen zur Auswahl, aus denen Sie die passende nehmen.

4. Ein Glückwunsch, der nicht nach Standard klingt

Schreib mir einen herzlichen Geburtstagsgruß für (Verwandtschaftsverhältnis, zum Beispiel: meine Schwester). Diese Person mag besonders (ein Hobby). Kurz, warm, ohne Reim und nicht kitschig.

Was dabei herauskommt: ein Gruß, der nach diesem Menschen klingt und nicht nach Grußkarte.

5. Gute Besserung wünschen, wenn es ernst ist

Ein naher Angehöriger ist ernsthaft krank. Schreib mir eine kurze Genesungsnachricht, die ehrlich ist und nichts beschönigt. Keine Floskeln, kein „Kopf hoch“.

Was dabei herauskommt: ein paar Zeilen, die Anteilnahme zeigen, ohne die Lage kleinzureden.

E-Mails an Firmen und Ämter

Hier zählt nicht Wärme, sondern Klarheit.

6. Eine sachliche Anfrage an eine Firma

Schreib mir eine kurze, sachliche E-Mail an (Art des Unternehmens, zum Beispiel: eine Hausverwaltung). Mein Anliegen: (Ihr Anliegen in einem Satz). Mit Betreffzeile, höflich, höchstens acht Sätze.

Was dabei herauskommt: eine E-Mail mit Betreff und klarer Bitte, die niemand zweimal lesen muss.

7. Einen Termin vorschlagen statt erbitten

Schreib mir eine kurze E-Mail für einen Termin bei (Art der Stelle, zum Beispiel: einer Arztpraxis). Nenne darin drei Zeitfenster, an denen ich kann: (Ihre drei Zeiten).

Was dabei herauskommt: eine E-Mail, die die Antwort leicht macht und meist schneller einen Termin bringt.

8. Um einen Rückruf bitten

Schreib mir eine kurze E-Mail, in der ich um einen Rückruf bitte. Es geht um (Ihr Thema). Setze für meine Telefonnummer und meine Erreichbarkeit Platzhalter ein.

Was dabei herauskommt: eine fertige E-Mail mit zwei Lücken, die Sie erst im E-Mail-Programm ausfüllen.

9. Unterlagen anfordern

Schreib mir eine kurze, förmliche E-Mail, mit der ich (welche Unterlage) anfordere. Mit Betreffzeile und der Bitte um Zusendung per Post. Für meine persönlichen Angaben setzt du Platzhalter.

Was dabei herauskommt: ein förmliches Anschreiben, in das Sie nur noch Ihre Angaben eintragen.

10. Eine Beschwerde, die sachlich bleibt

Ich möchte mich über (worüber) beschweren. Stell mir dazu bitte zuerst drei bis vier Rückfragen. Danach schreibst du mir eine sachliche Beschwerde-E-Mail: bestimmt im Anliegen, aber ohne Ärger im Ton.

Was dabei herauskommt: eine Beschwerde, die ernst genommen wird, weil kein Groll mitschwingt.

Familiengruppen und Chats

Fünf Sätze für alles, was mit mehreren Menschen gleichzeitig besprochen wird.

11. Ein Familientreffen anstoßen

Schreib mir eine kurze, herzliche Nachricht für unsere Familiengruppe. Ich möchte ein Treffen bei mir vorschlagen, Anlass ist (Anlass). Einladend, nicht wie eine Organisationsmail, höchstens fünf Sätze.

Was dabei herauskommt: eine Einladung, die nach Vorfreude klingt und nicht nach Pflicht.

12. Eine Terminumfrage, die alle verstehen

Formuliere eine kurze Nachricht für eine Chatgruppe, in der ich drei Termine zur Auswahl stelle: (Ihre drei Termine). Bitte so, dass jeder nur mit einer Zahl antworten muss.

Was dabei herauskommt: eine Umfrage ohne Technik, denn die Antworten kommen als „1“, „2“ oder „3“ zurück.

13. Wer bringt was mit? Als fertige Tabelle

Wir sind (Anzahl) Personen und treffen uns zu (Anlass). Erstelle eine Tabelle mit drei Spalten: Was wird gebraucht, wer bringt es mit, Anmerkung. Die mittlere Spalte lässt du leer.

Was dabei herauskommt: eine Liste zum Ausdrucken, die verhindert, dass drei Leute Kartoffelsalat mitbringen.

14. Ein Missverständnis im Chat klären

In unserem Familienchat ist ein Missverständnis entstanden: (kurz, worum es geht). Schreib mir eine kurze Nachricht, die die Sache klarstellt, ohne jemandem die Schuld zu geben.

Was dabei herauskommt: eine Nachricht, die den Streit beendet, statt ihn zu verlängern.

15. Aus einem langen Chatverlauf das Wichtigste ziehen

Hier ist ein langer Verlauf aus einer Chatgruppe. Fasse mir nur zusammen, was verabredet wurde: Termin, Ort und wer was übernimmt. Alles andere lässt du weg. (Text hier einfügen)

Was dabei herauskommt: aus achtzig Nachrichten werden drei Zeilen, die Sie sich notieren können.

Ein Hinweis, der ab hier gilt: Wer eine fremde Nachricht in die KI kopiert, gibt fremde Daten weiter. Entfernen Sie vorher Namen, Telefonnummern und Adressen. Aus „Frau Berger, Lindenweg 4“ wird „meine Nachbarin“, und das Ergebnis wird genauso gut.

Verstehen statt rätseln

Manchmal möchte man gar nichts schreiben, sondern nur wissen, was da eigentlich steht.

16. Eine Nachricht deuten, die Sie ratlos lässt

Ich habe diese Nachricht bekommen und bin nicht sicher, wie sie gemeint ist. Erkläre mir in einfachen Worten, was die Person vermutlich sagen will, und nenne auch andere Deutungen. (Nachricht hier einfügen)

Was dabei herauskommt: zwei oder drei mögliche Lesarten statt einer schlaflosen Nacht.

17. Abkürzungen und Bildzeichen übersetzen lassen

Übersetze mir diese Nachricht in normales Deutsch. Erkläre dabei jede Abkürzung und jedes Bildzeichen einzeln, so als hätte ich so etwas noch nie gelesen. (Nachricht hier einfügen)

Was dabei herauskommt: eine Wort-für-Wort-Übersetzung, auch bei den kleinen bunten Zeichen.

18. Den Tonfall einschätzen lassen

Wie klingt diese Nachricht auf einen Außenstehenden: freundlich, neutral oder gereizt? Begründe deine Einschätzung in zwei Sätzen. (Nachricht hier einfügen)

Was dabei herauskommt: eine nüchterne zweite Meinung, bevor Sie sich unnötig ärgern.

19. Einen verschachtelten Text in einfache Sprache bringen

Erkläre mir diesen Text in einfacher Sprache: kurze Sätze, keine Fachwörter, höchstens acht Zeilen. Sag mir zum Schluss in einem Satz, was von mir erwartet wird. (Text hier einfügen)

Was dabei herauskommt: aus einem Wortungetüm werden acht klare Zeilen und ein Satz, was zu tun ist.

20. Sachlich antworten, wenn jemand unfreundlich schreibt

Ich habe eine unfreundliche Nachricht bekommen. Schreib mir eine ruhige Antwort, die nicht zurückschießt und die Sache trotzdem klarstellt. Gib mir zusätzlich eine deutlich kürzere Fassung. (Nachricht hier einfügen)

Was dabei herauskommt: zwei Antworten zur Auswahl, und morgens wählt man fast immer die kürzere.

Sicher unterwegs

Betrüger schreiben heute fehlerfrei und freundlich, deshalb prüft man besser, statt zu raten.

21. Eine verdächtige Nachricht prüfen lassen

Ich habe diese Nachricht bekommen und traue ihr nicht. Wirkt sie auf dich wie ein Betrugsversuch? Nenne die Anzeichen, die dafür und die dagegen sprechen. (Text ohne Namen und Nummern)

Was dabei herauskommt: eine begründete zweite Meinung, aber nicht das letzte Wort.

22. Ein unbekannter Absender schreibt Sie an

Mich hat eine unbekannte Nummer angeschrieben. Die Nachricht lautet: (Text der Nachricht). Erkläre mir, welche Betrugsmaschen so beginnen und was ich auf keinen Fall tun sollte.

Was dabei herauskommt: die Masche bekommt einen Namen, und damit verliert sie ihren Schrecken.

23. Die angebliche Paketbenachrichtigung

Ich habe eine Kurznachricht bekommen, angeblich von einem Paketdienst, mit einem Link darin. Woran erkenne ich eine gefälschte Paketbenachrichtigung, und wie verfolge ich eine Sendung sicher selbst nach?

Was dabei herauskommt: eine kurze Merkliste für die häufigste Betrugsnachricht überhaupt.

24. Die angebliche Nachricht vom Enkel

Angeblich schreibt mir mein Enkel von einer neuen Nummer und braucht dringend Geld. Erkläre Schritt für Schritt, wie ich prüfe, ob das stimmt, und welche Fragen ich hier nicht beantworte.

Was dabei herauskommt: ein ruhiger Prüfweg für den Moment, in dem der Schreck am größten ist.

Und dann gilt die Regel, die alles entscheidet: Rufen Sie die Person unter der Nummer an, die Sie längst haben. Also die Nummer aus Ihrem Telefonbuch, niemals die Nummer aus der Nachricht. Meldet sich Ihr Enkel dort ganz normal, war die Nachricht Betrug. Keine KI-Einschätzung ersetzt diesen Test.

25. Eine Kettennachricht einordnen

In einer Chatgruppe wird diese Nachricht herumgeschickt, ich soll sie weiterleiten. Kann daran etwas dran sein? Woran erkennt man Kettenbriefe, und sollte ich sie weiterleiten? (Text der Kettennachricht)

Was dabei herauskommt: meistens ein klares Nein, dazu eine Begründung für die Gruppe.

Mehr dazu: „Phishing-Mails erkennen“ zeigt die Warnzeichen gefälschter E-Mails, und „Enkeltrick 2.0“ erklärt gefälschte Stimmen am Telefon.

Ein Tipp, der bei allen 25 Sätzen hilft

Sagen Sie der KI immer dazu, wie lang der Text werden soll und wofür er ist. „Für eine WhatsApp-Nachricht, höchstens vier Sätze“ führt zu etwas ganz anderem als „Für eine E-Mail, mit Betreffzeile“. Ohne diese Angabe wird fast alles zu lang und zu förmlich.

Und wenn das Ergebnis nicht passt, fangen Sie nicht neu an, sondern bessern nach: „Zu steif, bitte herzlicher.“ „Halb so lang.“ Die KI ist nie beleidigt.

Ist das sicher?

Keiner dieser 25 Sätze kostet Geld. Keiner bestellt etwas, verschickt etwas oder meldet Sie irgendwo an. Die KI schreibt nur einen Text in ein Fenster. Abgeschickt wird er erst, wenn Sie ihn selbst in WhatsApp kopieren und auf Senden drücken.

Zu den Daten gilt eine einfache Regel: Wer eine fremde Nachricht in die KI kopiert, gibt fremde Daten weiter. Streichen Sie vorher Namen, Telefonnummern und Adressen heraus und ersetzen Sie sie durch „meine Nachbarin“ oder „mein Sohn“. Von sich selbst brauchen Sie ebenfalls nichts preiszugeben: keine Kundennummer, keine Kontodaten, kein Aktenzeichen.

Kaputt machen können Sie nichts. Es gibt keine falsche Eingabe. Das Schlimmste: Ein Vorschlag gefällt Ihnen nicht, und Sie bitten um einen neuen.

Eine ehrliche Grenze zum Schluss: Bei Beschwerden, Kündigungen und Behördenfristen hilft die KI beim Formulieren, sie ersetzt aber keine Rechtsberatung. Wenn Geld oder Fristen auf dem Spiel stehen, lassen Sie den Text zusätzlich von der Verbraucherzentrale prüfen.

Ihr nächster Schritt

Suchen Sie sich genau einen Satz aus dieser Liste aus und probieren Sie ihn heute. Am besten Nummer 4, den Geburtstagsgruß: zwei Minuten Arbeit, und Sie sehen sofort, wie persönlich das Ergebnis sein kann.

Wenn Sie öfter Nachrichten Ihrer Enkel entziffern müssen, hilft „Der Enkel-Übersetzer“ mit den häufigsten Ausdrücken und Bildzeichen. Neue Alltagsideen bringt Ihnen jede Woche unser kostenloser Newsletter „Der KI-Brief“.